Evaluierung sanitätsdienstlicher ­Einheiten und Einrichtungen - Modernes militärisches Qualitätsmanagement

Ziel der Evaluierung ist es – analog zum Audit-­Verfahren beim zivilen Qualitätsmanagement – die Funktionalität der Einheit / Einrichtung nach allgemein anerkannten und dem Personal bekannten Standards aufzuzeigen und damit die funktionelle Einsatzreife zu bestätigen. Der Prozess der Vorbereitung auf die Evaluierung sowie die Evaluierung von Einheiten und Einrichtungen selbst durchläuft verschiedene Stadien und Ebenen, die im nachfolgenden Artikel aufgezeigt werden. Dem Autorenteam liegt es dabei besonders am Herzen, Vorbehalte gegenüber der Evaluierung abzubauen und aufzuzeigen, dass die Verfahren der Evaluierung zielgerichtete Hilfen für Einheits- und Teileinheitsführer sind, um die Funktionalität ihrer Verantwortungsbereiche sicherzustellen. Darüber hinaus werden auch Impulse für die Weiterentwicklung gegeben.

Einleitung

Die Einsatzreife sanitätsdienstlicher Einrichtungen und Einheiten setzt sich aus verschiedenen Teilbefähigungen zusammen. Diese beinhalten personelle, materielle und funktionale Bereiche. So muss gut gewartetes und für den Einsatz zweckmäßiges Material bereitstehen, mit dem die für den Einsatz definierten sanitätsdienstlichen Fähigkeiten durchhaltefähig abgebildet werden können. Das Personal muss entsprechend den Vorgaben ausgebildet, qualifiziert und für den Einsatz gesundheitlich geeignet sein, so dass es die jeweils übertragenen Aufgaben erfüllen kann. Einheits- und Teileinheits-­interne Arbeitsabläufe müssen so definiert und organisiert sein, dass sie allen Beteiligten bekannt und ohne Probleme durchzuführen sind. Weiterhin muss gesetzlichen Vorgaben und streitkräfteeignen Vorschriften Rechnung getragen werden.

Um diesen weitreichenden Vorgaben effizient zu begegnen, bedarf es umfangreicher Vorbereitungen, die auf Ebene der truppenstellenden Einheit beginnen. Gerade vor dem Hintergrund, dass Einheiten und Einrichtungen für den Einsatz aus unterschiedlichen nationalen Elementen zusammengestellt oder sogar bi- oder multinational aufgestellt sind, ist die Vereinheitlichung von Verfahren bzw. die Definition standardisierter Grundlagen und Qualifikationen / Ausbildungshöhen besonders wichtig, um das hohe Maß an Funktionalität, das von der sanitätsdienstlichen Versorgung im Einsatz gefordert ist, zielgerichtet zu erreichen. Die aufeinander aufbauenden Ebenen der Evaluierung dienen - nach der Schaffung der Grundlagen - dann zur Dokumentation und Zertifizierung, dass die sanitätsdienstliche Einheit / Einrichtung personell und materiell für die Einsatzaufgabe aufgestellt ist und funktionell so organisiert wurde, dass sie die entsprechende Behandlungsebene, für die sie im Einsatz vorgesehen ist, darstellen kann.

Grundlagen und Vorbereitungen

International werden die Grundlagen für die Evaluierung durch die NATO-Vorgaben AMedP 1.6 (Medical Evaluation Manual), AMedP 1.7 (Capability Matrix) und AMedP 1.8 (Skills Ma­trix) festgelegt. VN und EU führen keine eigenen Grundlagenpapiere, sondern stützen sich im Regelfall auf die Grundlagenpapiere der NATO ab. Diese Dokumente definieren international vereinbarte Standards, sie beinhalten nicht die rein nationalen Vorgaben, wie sie z. B. in nationalen Vorschriften oder Gesetzten verankert sind, die aber ebenfalls Berücksichtigung bei der Erarbeitung der Grundlagen finden müssen und auch in der Evaluierung eruiert werden.

Bei der Vorbereitung der Evaluierung, die nicht separat von der Einsatzvorbereitung der entsprechenden Einheit oder Einrichtung gesehen werden sollte, ist es zweckmäßig zunächst Materiallisten und Personallisten mit der entsprechenden Hinterlegung der benötigten Qualifikationen zu generieren. Ein Großteil hiervon kann bereits aus nationalen Vorgaben bzw. aus den im Rahmen von Truppenstellerkonferenzen vereinbarten Umfängen und Fähigkeiten abgeleitet werden. Ebenso existieren in vielen Bereichen Standardkonfigurationen von Teileinheiten, die übernommen oder entsprechend dem Einsatzbedarf angeglichen werden können.

Bei der nun folgenden Erarbeitung weiterer Grundlagen empfiehlt sich die Einrichtung einer Projektgruppe, die sich zunächst in einem kleinen Rahmen um die Notwendigkeiten und die Strukturierung der weiteren Papiere kümmern muss. Eine Übersicht über notwendige Regelungen und Basisdokumente zeigt Tabelle 1.

Die Erstellung der Grundlagen ist komplex und zeitintensiv, weshalb möglichst frühzeitig damit begonnen werden sollte. Liegen bislang noch keine Kenntnisse und Erfahrungen in diesem Bereich vor, empfiehlt es sich, Hilfestellungen in Anspruch zu nehmen. So wäre hier eine Beratung durch in der Evaluation erfahrenes Personal anzustreben. Ebenso sollte eine „Marktsichtung“ erfolgen, in der bei anderen Einheiten oder Einrichtungen Grundlagendokumente eingesehen werden. Gerade Bereiche, die schon evaluiert wurden, wie z. B. auch Bundeswehrkrankenhäuser und Regionale Sanitätseinrichtungen, verfügen im Rahmen ihres eigenen Qualitätsmanagements häufig über sehr gute und umfängliche Dokumente (Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Dienstpostenbeschreibungen), die in hohem Maße für die eigene Erarbeitung genutzt werden können, zumindest aber adäquate Vorlagen für Strukturierungen und Teile des eigenen Systems bieten.

Bei der Erstellung der Grundlagen sollten im weiteren Verlauf Spezialisten der abzubildenden Fähigkeiten hinzugezogen werden, die dann ihre fachspezifischen Kenntnisse und Erfahrungen in die weitere Konzeption und Erstellung der Dokumentation einfließen lassen. Hier ist gerade in Bezug auf gesetzliche Grundlagen und fachspezifische Prozesse und Verfahren besondere Expertise notwendig. Aus dieser Zusammenarbeit entstehen nun lebende Dokumente, die nach Inkraftsetzung durch den verantwortlichen Führer der Einheit / Einrichtung allen Angehörigen der Einheit / Einrichtung zugänglich zu machen sind; besonders geeignet ist dabei ein IT-Netzwerk, bei dem sogar entsprechende Lese- und Schreibberechtigungen erteilt werden können. Besonderen Schwerpunkt muss auf die aktive Verbreitung der Grundlagen gelegt werden, so dass diese allgemein bekannt sind und vor allem die jeweiligen Vorgaben und Aufgaben in den einzelnen Teileinheiten aktiv angegangen und angenommen werden. 

Herausforderungen stellen gerade bei bi- und multinationalen Einheiten und Einrichtungen Verfahren dar, die nationale Unterschiede aufweisen und zum Beispiel aufgrund von unterschiedlichen (gesetzlichen) Vorgaben oder technischer Voraussetzungen nicht übereingebracht werden können. Hier müssen dann ggf. beide Verfahren aufgenommen und national unterschiedlich geregelt werden. Ebenso kommt es immer wieder vor, dass Abläufe und Aufgaben an Schnittstellen zu Systemen außerhalb der zu betrachtenden Einheit oder Einrichtung nicht weiter aufgezeigt oder nachvollzogen werden können, weil diese Abläufe z.B. spezifisch an Einsatzoptionen gekoppelt sind, die im Vorfeld nicht abzusehen sind. Hier ist es ausreichend, Verantwortlichkeiten und Prozesse bis zur Schnittstelle aufzuarbeiten und zunächst auf die Schnittstellenproblematik zu verweisen, die dann z. B. einsatzspezifisch zu regeln ist (living document).

Ablauf und Eigenarten des Evaluationsprozesses

Der Evaluationsprozess durchläuft, orientiert man sich an den Vorgehensweisen der AMedP 1.6, verschiedene Stadien, die aufeinander aufbauen. Die Abholpunkte des höheren Evaluationslevels werden aus dem zuvor durchgeführten Verfahren gewonnen. Eine Übersicht der verschiedenen Evaluationsebenen zeigt Abbildung 1.

Der Evaluierungsprozess beginnt mit dem Self­assessment, einer Evaluierungsstufe im eigenen Bereich. Diese wird vom verantwortlichen Führer der Einheit / Einrichtung veranlasst bzw. durchgeführt. Hierbei werden die erarbeiten Grundlagen und Vorgaben strikt mit den Gegebenheiten vor Ort abglichen: 

1. Sind alle Dienstposten mit dem entsprechend qualifizierten Personal besetzt?
2. Ist das benötigte Material vollständig und einsatzbereit?
3. Kennt jeder Angehörige der Einrichtung / Einheit die Vorgaben für seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten?
4. Kann jeder Angehörige der Einrichtung / Einheit die ihm übertragenen Vorgaben und Aufgaben durchführen? 
5. Gibt es weiteren Regelungsbedarf, der noch nicht bearbeitet wurde?

Eine gute Stütze für das Selfassessment bieten die Anlagen A der AMedP 1.6, die im Übrigen auch von den Evaluationsteams genutzt werden. Nationale Vorgaben und Gesetze müssen hierbei zusätzlich berücksichtigt werden.

In nationaler Verantwortung liegt die nächste Phase, nämlich die Evaluierung der individuellen Einsatzbereitschaft und der Einsatzbereitschaft von Teileinheiten. Hier tritt zum ersten Mal ein Evaluationsteam in Aktion, welches extern zu bestimmen und zusammenzusetzen ist. Geführt wird es durch den Director MedEval, einem erfahrenen Evaluierer, der die Gesamtverantwortung für die Phase der Evaluation trägt und auch die abschließenden Papiere hauptverantwortlich gegenzeichnet. Ihm werden weitere Evaluierer (Anzahl je nach Umfang der Evaluierung, d. h. Größe der Einheit und Anzahl der Teileinheiten) beigestellt. Alle Evaluierer haben den MedEval Course auf NATO-Ebene erfolgreich abgeschlossen und sind dementsprechend zertifiziert. Zur Unterstützung der Evaluierer werden weitere Spezialisten, sog. Subject Matter Experts, zugeordnet, die nicht zwangsläufig Ausbildung oder Erfahrung mit dem Evalua­tionsprozess haben müssen, aber dafür Fachwissen in den zu evaluierenden Teileinheiten besitzen, um dort die Evaluierer zu unterstützen und zu beraten. 

Mindestens vier bis sechs Wochen vor Beginn der aktiven Evaluationsphase müssen dem Evaluationsteam die aktuell gültigen Unterlagen (s.o.) zur Verfügung gestellt werden, damit sich das Team in die Verhältnisse vor Ort einarbeiten kann und um ggf. weitere Fachexpertise heranziehen zu können. Hieraus ergeben sich Prüffragenkataloge, die in der Evaluation abgearbeitet werden.

Die aktive Evaluierung beginnt mit der Vorstellung des Evaluationsteams und dessen Arbeitsweise, ggf. in Verbindung mit einem geführten Rundgang durch alle relevanten Bereiche. Hiernach werden alle Teileinheiten durch einzelne Teile des Evaluierungsteams begangen und aufgenommen. Dabei stehen folgende Fragen im Vordergrund:

1. Ist sämtliches Personal der Teileinheit vor Ort, entsprechend der Vorgaben ausgebildet und qualifiziert und fähig, die Aufgaben der Teileinheit zu erfüllen?
2. Ist sämtliches Material der Teileinheit vorhanden und einsatzfähig?
3. Sind die Vorgaben und definierten Verfahren allen Angehörigen der Teileinheit bekannt und können diese erfüllt werden?
4. Gibt es Vorgaben (z.B. gesetzlich) die noch nicht geregelt sind?
5. Gibt es Risiken, die noch geregelt werden müssen?

Die Durchführung der Evaluierung findet im Dia­log mit der Teileinheit statt. Dabei müssen die erstellten Dokumente (Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Dienstpostenbeschreibungen) vorhanden und einsehbar sein. Ziel ist es, die Funktionalität der Teileinheit im gesamten Aufgabenprofil zu bestätigen / zertifizieren.

Nach Evaluierung aller Teileinheiten, wird der First-Impression-Report (FIR) durch das Evaluationsteam erstellt. Dabei werden die Ergebnisse und Auffälligkeiten aller Teileinheiten zusammengefasst und bewertet. Am Ende des FIR bewertet der Director MedEval die gesamte Einheit / Einrichtung. Bewertungen und deren Bedeutungen sind in Tabelle 2 aufgezeigt. 

Der FIR wird der zu evaluierenden Einheit / Einrichtung am Ende der Evaluierung präsentiert und übergeben. Der verantwortliche Führer hat nun zwei Wochen Zeit um ggf. erkannten Mängeln oder Auffälligkeiten zu begegnen und dies darzustellen. Es folgt dann die Erstellung des Final-Evaluation-Report (FER), der sich noch einmal auf die Ergebnisse des FIR bezieht und unter Berücksichtigung der getroffenen Maßnahmen der Einheit / Einrichtung den Evaluationsschritt auf Individual- und Teileinheitsebene abbildet. Das Ergebnis des FER ist der Abholpunkt der anschließend folgenden, multinationalen Evaluierungsschritte auf Einheits- und ggf. Verbandsebene.

Die nächste Stufe ist die multinationale Evaluation auf Einheits- und Verbandsebene. Sie fokussiert auf die Funktionalität der Einheit, d.h. dem Zusammenspiel der bereits evaluierten Teileinheiten, bzw. auf der Funktionalität des Verbandes, wenn mehrere sanitätsdienstliche Einheiten am Einsatzszenar beteiligt sind. Dieser Schritt zur Evaluierung muss bei der entsprechenden Organisation (z.B. NATO, EU) angefordert werden. Dort wird dann ein multinationales Evaluierungsteam zusammengestellt und für diese Evaluierung beauftragt. Sie beinhaltet im Wesentlichen Übungsszenare, in denen die Teileinheiten bzw. Einheiten im Verbund beübt und bewertet werden.

Bei UN-Missionen werden Einheiten und Einrichtungen routinemäßig im Einsatz alle vier bis sechs Monate evaluiert und zertifiziert, bzw. rezertifiziert.

Zusammenfassung

Die Evaluierung von sanitätsdienstlichen Fähigkeiten im Rahmen von Einsatzvorbereitungen dient zur Feststellung der Einsatzreife. Fokus der nationalen Evaluationsebene ist die Feststellung der individuellen Einsatzreife der Soldaten und der funktionellen Einsatzreife der Teileinheiten. Die Evaluation soll niemanden bloßstellen oder vorführen, sondern dient der Verifizierung von Funktionalitäten im Sinne eines Qualitätsmanagements, bzw. einer Qualitätsdokumentation. Werden im Rahmen der Evaluation Verbesserungspotenziale oder gar Mängel festgestellt, so zeigt das Evaluierungsteam auch Lösungsmöglichkeiten auf. Truppenstellende Nationen sowie verantwortliche sanitätsdienstliche Führer von zu evaluierenden Einrichtungen und Einheiten sollten die Evaluierung als Chance sehen, die Funktionalität ihrer Verantwortungsbereiche von außen bewertet zu bekommen. Vor allem besteht – bei objektiver Herangehensweise –sehr viel Potenzial im Sinne eines Excellence-­Bestrebens. Erfahrene Evaluationsteams verstehen sich als Hilfe in der Einsatzvorbereitung und können gerade bei heterogen zusammengesetzten Einrichtungen und Einheiten viel zur Optimierung der Funktionalität beitragen. Geben Sie als verantwortlicher Führer dem System der Evaluation eine Chance! 

Anschrift für die Verfasser:
Oberstleutnant Andreas Walter
Sanitätslehrregiment
„Niederbayern“
Gäubodenkaserne
Mitthartshausen 55, 94351 Feldkirchen
E-Mail: andreaskarlwalter@bundeswehr.org

Datum: 11.12.2017

Quelle: Wehrmedizin und Wehrpharmazie 3/2017