Prozessanalyse der zentralen Akten- und Befundorganisation im Bundeswehrkrankenhaus Ulm

Zusammenfassung

Einleitung/Zielstellung: Die SOLL-Organisation aus dem Jahr 2017 sieht in der Personalstruktur des Bundeswehrkrankenhauses Ulm keinen Geschäftszimmerbetrieb zum Patientenaktenmanagement vor. Um diese Anforderungen umzusetzen, wurden die Prozesse des Patientenaktenmanagements und der entsprechende Personalbedarf analysiert.

Methodik: Die Datenerhebung erfolgte als Triangulation von Dokumentenanalyse, leitfadengestützten Interviews und teilnehmender Beobachtung der bisherigen Abläufe in der Patientenaktenverwaltung. Die Stichprobe umfasste neun Soldatinnen und Soldaten der Aktenbearbeitung, wovon acht in die Auswertung einflossen. Die Auswertung erfolgte deskriptiv.

Ergebnisse: Schwerpunkt der derzeitigen täglichen Tätigkeiten waren Verwaltung und Bearbeitung der Patientenakten (im Mittel 143 min), Vervielfältigung, Scannen, Faxen, Versand ärztlicher Unterlagen (im Mittel 35 min) sowie für Hol- und Bringedienste (im Mittel 26 min). Als häufigste Tätigkeiten wurden in den Interviews das Einsortieren der Befunde sowie das Abheften der Akten genannt, als zeitintensivste Tätigkeiten Kontrollieren und Abheften der Befunde, Verschicken von Entlassbriefen, Suchen von Akten sowie Abheften der Patientenakten. Hochgerechnet auf die ermittelten Tätigkeiten ergibt sich ein zukünftiger Personalbedarf zwischen 6,2 und 8,3 Vollzeitkräften.

Diskussion/Ausblick/Fazit: Perspektivisch sollten die Patientenakten bis zur Entlassung in den Pflegebereichen verbleiben. Ferner sollten Befunde, OP-Berichte und weitere Dokumente digitalisiert werden, so dass diese ohne weitere Suche bzw. manuelle Bearbeitung zur Patientenakte zusammengefasst werden können. Entsprechende Umstrukturierungen müssten dann nach der Einführung evaluiert werden.

Langfristig sollte eine vollständige digitale Führung der Patientenakte angestrebt werden.

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Datum: 17.04.2020