01.10.2008 •

Quo vadis Patient

- von der einfachen digitalen Dokumentation zum komplexen Planungstool

Im Mittelpunkt der Dokumentation medizinischer und abrechnungsrelevanter Informationen steht zunehmend auch die digitale Planung von personellen und infrastrukturellen Ressourcen eines Krankenhauses. Während in der Vergangenheit für diese Planungsprozesse Papier und Bleistift genügten, zeigt sich mit der zunehmenden Komplexität der einzelnen
Planungsschritte im Bereich von Personal, Bettenverfügbarkeit, Materialbereitstellung und nicht zuletzt planbarer OP-Zeit die Notwendigkeit informationstechnologischer Unterstützung. Gerade die steigende Zahl der an dieser Planung beteiligten Teilbereiche des Krankenhauses macht eine IT-gestützte Zusammenführung der verschiedenen Informationen für den einzelnen Betrachter notwendig. Im Hinblick auf die gewünschte hohe Wirtschaftlichkeit des Gesamtprozesses „Krankenhaus“ und die Zufriedenheit des Patienten sind fehlerhafte Planungen zu vermeiden. Das Ziel eines modernen Krankenhausinformationssystems (KIS) ist die prozessorientierte Abbildung des beschriebenen multifaktoriellen Systems. Es muss die unterschiedlichen Bedürfnissen vieler handelnder Personen und Berufsgruppen und letztendlich auch die Wünsche des Patienten berücksichtigen.

In der Vergangenheit war es ausreichend, zunächst nur grob den Prozessablauf in der Dokumentationssoftware nachzuempfinden. Der Erkenntnis, dass die Implementierung einer solchen Software aber nicht nur aus der simplen Installation besteht, wird durch die kontinuierliche Arbeit an den Systemen innerhalb der Bundeswehr Rechnung getragen.
Bereits mit der Einführung von Doit (damals noch Fa. Sabri Systeme) und medico//s (Fa. Siemens) vor ca. acht Jahren wurde deutlich, dass die erfolgreiche Inbetriebnahme von einer strukturierten Vorarbeit des Krankenhauses und den beteiligten übergeordneten Dienststellen abhängig ist. Weil bei einem modernen skalierbaren Planungstool jedes Prozessdetail von Beginn an zu berücksichtigen ist, musste mit dem Upgrade der digitalen Dokumentation von Doit auf MCC.OP (Fa. Meierhofer AG) im Zentral-OP auch im Projektteam des Hauses umgedacht werden.
In enger Zusammenarbeit mit den Nutzern wurde der hauseigene Workflow in der Software dargestellt und umgesetzt. Dies bedeutete, dass aus den vielen möglichen Wegen, die die Software anbietet, denjenigen auszusuchen, der dem Arbeitsablauf des Krankenhauses entspricht.

Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, stand am Projektbeginn die Analyse des eigentlichen administrativen Ablaufes einer Operation im Zentral-OP von der Aufnahme des Patienten im Krankenhaus bis zu seiner Entlassung. Wesentliche Grundlage war das vorhandene OP-Statut. Dieses beinhaltet unter anderem die Verteilung der verfügbaren OP-Zeit auf die einzelnen Fachabteilungen für elektive Eingriffe, die Regelung der Zuständigkeiten hinsichtlich des OP-Managements sowie die Einteilung der Dringlichkeit einer Operation gemäß festgelegter Kriterien.
Das Ergebnis dieser Analyse war ein für alle Nutzer standardisierter Prozess für die Planung und Dokumentation von Operationen im Zentral-OP des Hauses. An diesem Punkt wurde bewusst auf nur einen einheitlichen Standard gesetzt, welcher zu jeder Tages- und Nachtzeit gültig ist.
Dieser neu gestaltete Prozess zeichnet sich durch die Vermeidung von doppelten Datenerfassungen aus. Bekannte Phasen der intensiven Datenerfassung wurden zugunsten einer mehr am Workflow ausgerichteten Struktur entlastet. Damit sind die Daten, die zuvor für eine OP-Anmeldung benötigt wurden, die gleichen.
Sie werden jetzt allerdings standardisiert zu fest definierten Zeitpunkten des Prozesses erfasst.
Da diese Daten auf Befunden und Entscheidungen beruhen, werden mit der Datenerfassung auch Behandlungswege standardisiert. Es resultiert eine
online, hausweit verfügbare Planung, die alle wesentlichen Gesichtspunkte berufsgruppenübergreifend beinhaltet.
Diese „Prozessschablone“ fordert vom Benutzer ein grundsätzliches Umdenken, das anfänglich die vom Projektmanagement prognostizierten Widerstände erzeugte. Aufgrund der Vorteile einer prozessorientierten Software, wie:
• online verfügbarer OP-Plan,
• Abbildung des realen OP-Geschehens in Echtzeit,
• frühzeitiges Erkennen zeitkritischer Verläufe im Rahmen des OP-Managements,
• langfristiges Planen von OP-Kapazitäten,
• verbesserte Auswertemöglichkeiten,bezogen auf alle erhobenen Daten,
konnte aber eine gute Akzeptanz erreicht werden.

Durch MCC.OP wurde die Transparenz so gut erhöht, dass selbst bei einer Fehldokumentation diese frühzeitig durch ein gut ausgebildetes Team vor Ort behoben werden kann, ohne dass es zu einem Schaden kommt.
Die KIS-Administration stellt dieses im Bundeswehrkrankenhaus Hamburg sicher. Ihre Existenz, auch wenn sie nicht auf der aktuellen STAN basiert, ist auch aus wirtschaftlichen Erwägungen sinnvoll. Auf kostenpflichtige externe Hilfe der Softwarefirmen kann so bei kleinen Problemen zunehmend verzichtet werden.
Bei einem guten Zusammenspiel von Nutzer, Software, Projekt- und Fehlermanagement lässt sich so schon vor der eigentlichen Auswertung der Daten eine hohe Datenqualität bei einer großen Anzahl von Datensätzen erreichen. Dieses war in der Vergangenheit in dieser Form technisch bedingt nur sehr schwer oder viel zu spät möglich.

Der beschrittene Weg hin zu einer professionellen, transparenten und digitalen Abbildung der Planung und der begleitenden Prozesse wird in Zukunft zu einer deutlichen Verbesserung der verbindlichen Terminplanung für Einweiser, Behandler und Patient führen. Mit zunehmender Vernetzung aller am Patienten Tätigen lassen sich so die Vorteile der IT im Sanitätsdienst zur Behandlungsunterstützung sinnvoll nutzen.
 

Datum: 01.10.2008

Quelle: Wehrmedizin und Wehrpharmazie 2008/3

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