Mit prozessorientierten ­Qualitätsmanagementprogrammen und ­risikobasiertem Denken auf dem Weg zur Digitalisierung des ­Gesundheitswesens

Nexus Curator

J. Hirschfeld

Gesamtsituation im Gesundheitssektor

Der Ruf nach Digitalisierung stellt für Einrichtungen im Gesundheitswesen eine besondere Herausforderung dar. Der im Industriebereich verwurzelte prozessorientierte Ansatz ist vielen Akteuren in diesem Bereich noch weitgehend fremd. Hat sich die Erbringung von Dienstleistungen, insbesondere mit der Zielrichtung auf die Patientenversorgung, bislang einer systematischen Arbeitsteilung nach der funk­tionsorientierten Ablauforganisation bedient, so wird von den modernen (Qualitäts-)Managementmodellen, beispielsweise nach der internationalen Norm ISO 9001 oder den speziell für den Gesundheitssektor geschaffenen KTQ-Modell®, die Optimierung der Patientenversorgung auf Basis von Prozessen und zugehöriger Prozessbeschreibungen präferiert und letztendlich im Rahmen eines Zertifizierungsverfahrens eingefordert. Denn nur mit detaillierter Kenntnis der Prozessabläufe und deren Schnittstellen lässt sich Digitalisierung umsetzen.

Eine weitere Herausforderung stellt sich durch die Forderungen des Gesetzgebers nach Einbindung von Maßnahmen zum Risikomanagement zur Verbesserung der Patientensicherheit dar. Diese Funktionalitäten sollen nicht als zusätzliche Forderung nach einem weiteren zu installierenden Managementsystem verstanden werden, sondern zu einem auf Total-Quality-­Management ausgerichteten integrierten Managementsystem zur Sicherstellung höchster Patientensicherheit beitragen. Die Existenz von Qualitäts- und Risikomanagement parallel nebeneinander ist weder sinnvoll noch vom Gesetzgeber gewünscht, vielmehr sollen die Systeme gebündelt und so noch effektiver werden.

Möglichkeiten für die Laboratoriums­medizin

Auch der Laboratoriumsmedizin sind weder die Forderung nach Digitalisierung noch nach einem prozessorientierten Ansatz oder Maßnahmen zur Sicherstellung der Patientensicherheit fremd. Verlangen doch die Normen für deren Kompetenzbewertung, die ISO 15189 sowie die ISO 17025, dass ein Laboratorium seine Prozesse festlegen, deren Anwendung sicherstellen und ein Risikomanagement betreiben muss. Im Hinblick auf die Bewältigung des Fachkräftemangels ist das Vorantreiben der Digitalisierung ein möglicher Lösungsansatz.

Mit der Neufassung der Richtlinie der Bundesärztekammer zur Qualitätssicherung laboratoriumsmedizinischer Untersuchungen im Dezember 2019 und der darin vorgenommenen Anpassung an die Norm ISO 9001, eröffnet sich die Möglichkeit, die dokumentierten Informationen mittels eines prozessorientierten Qualitätsmanagementprogrammes darzulegen. Hier können digitale Dokumentenlenkungssysteme, zum Beispiel Nexus Curator, ihr volles Potential ausschöpfen. Durch das Modul „Prozessmodulation“ kann die Lösung problemlos zu einem prozessorientierten Qualitätsmanagementsystem erweitert werden. Denn nur wenn die Prozessabläufe und deren Wechselwirkungen definiert sind, kann in Folge Digitalisierung umgesetzt werden. Der erforderliche Schritt zur Umwandlung von analogen Informationen in ein digitales Format erfordert ein Umdenken und die Veränderung bestehender Prozesse.

Das Nexus Curator-Modul Prozessmodulation in seiner Anwendung
Das Nexus Curator-Modul "Prozessmodulation" in seiner Anwendung
Quelle: Nexus AG

Vorbereitung der Digitalisierung von Prozessen innerhalb eines prozessorientierten Qualitätsmanagementsystems

Ausgehend von der Prozesslandschaft, einer visuellen Darstellung der Prozesse und Prozessarten einer Einrichtung mit der Aufteilung in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse erfolgt in der Software eine Segmentierung bis hin zu den einzelnen Prozessen.

Die Erstellung der Ablaufbeschreibung eines, der jeweiligen Prozessart zugeordneten Prozesses, erfolgt dann mit Unterstützung einer Vorgabemaske. Diese bietet zusätzlich die Möglichkeit zur Darstellung der Ablaufbeschreibung in Form eines Flussdiagramms.

Innerhalb der Prozessdarstellung findet sich nicht nur ein weiterer Ansatz zur Digitalisierung, sondern auch die Möglichkeit zur Umsetzung der Forderung des Gesetzgebers nach einem Risikomanagement.

Integration des Risikomanagements in das prozessorientierte Qualitätsmanagement

Von der Prozessbeschreibung ausgehend kann eine direkte Verknüpfung mit dem Modul „Risikomanagement“ erfolgen und damit der von den Normen geforderte Ansatz des risikobasierten Denkens realisiert werden. Zur Umsetzung eines Integrierten Managementsystems, bestehend aus Qualitäts- und Risiko­management, bietet sich mittels Verknüpfung mit dem Modul „Risikomanagement“ die Möglichkeit einer systematischen Herangehensweise. Durch die Anlage von Risikokatalogen mit entsprechenden Kategorien, Risikofeldern und Einzelrisiken wird die grundlegende Struktur eines Risikomanagementsystems geschaffen. Diese basiert auf den Leitlinien für Risikomanagement aus der internationalen Norm ISO 31000 und dem darin beschriebenen Risikomanagementprozess. 

Die Darlegung einer zur Zielsetzung der Organisation passenden und angemessenen Risikopolitik (Zusammenhang) erfolgt als dokumentierte Information innerhalb des Qualitäts- und Risikomanagementsystems der jeweiligen Einrichtung. Hier werden die Governance-Struktur, der organisatorische Aufbau, die Rollen und Verantwortlichkeiten, sowie die erforderlichen Ressourcen be-
 ­schrieben und durch das Management einrichtungsübergreifend festgelegt. Die digitale Dokumentation des zentralen Kerns eines Risikomanagementprozesses, die Risikobeurteilung mit der zugehörigen Risikoidentifikation, der Risikoanalyse und der Risikobewertung erfolgt in diesem System innerhalb des Einzelrisikos. Auch hier dient eine Vorgabemaske als Hilfestellung bei der Anwendung. 

Die Risikobehandlung, in Form der Abwägung und Auswahl geeigneter Optionen zur Risikobewältigung, erfolgt dann unter Beachtung der festgelegten Kriterien aus der Risikomanagementpolitik. Die sich daraus ergebenden Maßnahmen werden wiederum über eine Eingabemaske dokumentiert und deren Zielsetzung definiert. Um hier der Forderung der Deutschen Akkreditierungsstelle gerecht zu werden, wurde die Wirksamkeitsprüfung und Effizienzbewertung der jeweiligen Maßnahme in Nexus Curator integriert. 

Fazit

Die Verknüpfung zwischen den Vorgabe­dokumenten, den Prozessen und den ­Einzelrisiken rundet den digitalen Risikomanagementprozess ab. Im Qualitätsmanagementsystem Nexus Curator werden damit die Vorbereitungen für die Transformation von Prozessen hin zur Digitalisierung getroffen. Die sich dabei möglicherweise ergebenden Risiken, können frühzeitig im Rahmen des Digitalisierungsprozesses erkannt, bewertet und dokumentiert werden.


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