Qualitätsmanagement in der ­Überwachungsstelle West

Dort wurden von den durchführenden Behörden „dokumentierte Verfahren“ in der Durchführung der Kontrollen gefordert. In 2008 erfolgte die Akkreditierung des bis dahin aufgebauten und bereits laufenden Qualitätsmanagementsystems auf Basis der DIN EN ISO 17020 (Anforderungen an den Betrieb von Stellen, die Inspektionen durchführen). Die weiteren Reakkreditierungen wurden zwar nach 2011 ausgesetzt, das QMS jedoch weiterhin gemäß der Durchführungsbestimmungen zum Lebensmittel- und Futtermittelgesetz im Bereich der Bundeswehr (DBBwLFGB, 2005) aufrechterhalten. 

Mit der Aufstellung der Überwachungsstellen für öffentlich-rechtliche Aufgaben des Sanitätsdienstes wurde das bestehende QMS LMÜ auf die Überwachungsstelle für öffentlich-­rechtliche Aufgaben des Sanitätsdienstes der Bunderwehr West übertragen. Rasch wurde eine Ausweitung des QMS auf alle Kontrollbereiche ins Auge gefasst und 2015 mit der Bereichsvorschrift C1 - 885/0 - 4005 die „Einführung bzw. in Teilen die Fortführung eines dienststellenbezogenen, abteilungsübergreifenden Qualitätsmanagementsystems“ - ebenfalls auf Basis der DIN EN ISO 17020:2012 - vorgegeben. Gleichzeitig wurde die Chance gesehen, sich mit den Überwachungsstellen Nord, Süd und Ost abzustimmen. Hier galt es, ein Grundgerüst mit Strukturen und grundsätzlichen Inhalten zu füllen. Einheitliche Grundstrukturen und einheitliche grundsätzliche Verfahren bilden das Gerüst für ein bundeswehrweites, transparentes System in den Bereichen der Überwachung, die durch die Überwachungsstellen abgebildet sind. 

Die bisher recht einfach gehaltene Struktur musste zu diesem Zweck verändert werden, um die höhere Komplexität abzubilden. Ein QM-Zirkel mit Vertretern aller Überwachungsstellen wurde etabliert und im gemeinsamen Wirken gelang es, einen mehrstufigen Aufbau zu entwickeln, der sowohl zusammenfasst, was möglich ist als auch für die spezifischen Unterschiede der fachlichen Bereiche Raum lässt.

Der Aufbau des hier im Schema gezeigten Qualitätsmanagementsystems ist nun vierstufig, bildet allgemeine, übergreifende Anteile ab und verzweigt sich in die fachlichen Bereiche. Während Dienststellenleitung und die QM-Bearbeiter für die allgemeinen Anteile bis hin zu den „allgemeinen Verfahrensanweisungen“ zuständig sind, stehen die fachlichen Anteile unter der Verantwortung der Abteilungsleiter. In jeder Abteilung ist mindestens ein Mitarbeiter in QM-Grundlagen ausgebildet und unterstützt den Abteilungsleiter und die Qualitätsmanagementbeauftragte der Überwachungsstelle. 

Im Sinne des Deming-Zyklus ist ein Qualitätsmanagementsystem in einem stetigen Prüfungs- und Verbesserungsprozess. 

Ein gutes QMS passt sich Veränderungen an und gibt die Möglichkeit, Bewährtes zu erhalten. Es erleichtert die sichere Einarbeitung neuer Mitarbeiter und behält das Wissen der erfahrenen „alten Hasen“ in der Dienststelle. So können die Aufgaben effizient und mit einem guten Gefühl, „das Richtige“ zu tun, von allen Mitarbeitern gestaltet werden. 

Ausblick

Die Auftragsbücher werden bereits seit Januar 2017 in der täglichen Praxis genutzt. Die Vorbereitungen für die allgemeinen Anteile wurden im Sommer 2017 abgeschlossen und die fachlichen Bereiche erarbeiten die Detailregelungen. Eine erste „Ernte“ der mit den neuen Systemen erfassten Kennzahlen und deren Bewertung kann zu Beginn des nächsten Jahres eingefahren werden. z

Verfasser
Oberstabsapotheker Barbara Feld,
Apothekerin
ÜbwStÖffRechtlAufgSanDstBw West KOBLENZ
Qualitätsmanagementbeauftragte
Andernacherstraße 100
56070 Koblenz
E-Mail: BarbaraFeld@bundeswehr.org

(Abb.: ÜbwStÖffRechtlAufgSanDstBw West ­KOBLENZ)

Datum: 27.11.2017

Quelle: Wehrmedizin und Wehrpharmazie