10.01.2006 •

DIE SANITÄTSMATERIALWIRTSCHAFT DER ZUKUNFT UNTER SASPF

Die Bundeswehr steht im Rahmen der Transformation vor einer großen Herausforderung. Die Einführung der "Standard-Anwendungs-Software-Produktfamilien" (SASPF) ist fester Bestandteil dieses Prozesses. Die Anpassung der Software erfolgt nach den Vorgaben optimierter Sollprozesse in Teilprojekten für Wirkverbünde ausgewählter Dienststellen. Seit dem 27.06.2005 arbeiten das BwKrhs Hamm und die 5./SanRgt 22 Dülmen/Coesfeld als erste Dienststellen des Zentralen Sanitätsdienstes der Bundeswehr (ZSanDstBw) in der Sanitätsmaterialwirtschaft als Teilgebiet der Logistik sowie in Anteilen des Rechnungswesens mit SAP R/3.

SASPF als wesentliches Instrument zur Unterstützung der Transformation

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Die neuen Aufgaben der Bundeswehr beinhalten gemäß den „Verteidigungspolitischen Richtlinien“ und der Konzeption der Bundeswehr u. a. die internationale Konfliktverhütung und Krisenbewältigung, einschließlich des Kampfes gegen den internationalen Terrorismus, den Schutz Deutschlands und seiner Bürgerinnen und Bürger sowie die Hilfeleistung der Bundeswehr im In- und Ausland.

Das hierzu erforderliche Spektrum an Fähigkeiten erforderte von der Bundeswehr vor dem Hintergrund knapper Haushaltsmittel einen Rationalisierungsprozess. Der damalige Verteidigungsminister Scharping entschied daher bereits im Jahr 2000, die Bundeswehr, wo immer unter Beachtung militärischer Vorgaben möglich, betriebswirtschaftlicher auszurichten („Erneuerung von Grund auf “). Diese Neuausrichtung erfordert in der Führung der Streitkräfte einen Paradigmenwechsel:
- weg von der funktionalen Struktur
- hin zu einer prozessorientierten Struktur.

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Dies ist verbunden mit der Einführung moderner betriebswirtschaftlicher Abläufe und der Optimierung von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, die Bundeswehr so effizient wie möglich im Wandel zu einer einsatzbezogenen Armee zu unterstützen Dafür ist eine standardisierte, transparente und leistungsfähige IT-Unterstützung erforderlich. Die heutige IT-„Landschaft“ der Bundeswehr mit weit über 1000 DV-Systemen kann diesen Anforderungen nicht gerecht werden. Deshalb ist die Einführung der „Standard-Anwendungs-Software-Produktfamilien“ (SASPF) fester Bestandteil des Transformationsprozesses der Bundeswehr. In einer „Vertiefenden Untersuchung“ wurde festgestellt, dass die Software der Firma SAP, Walldorf, bereits im Standard ca. 80% der in der Bundeswehr benötigten Geschäftsprozesse unterstützt und gleichzeitig eine IT-Lösung bietet, die an „Best Business Practices“ der Industrie (betriebswirtschaftlich bereits optimierte Prozesse) ausgerichtet ist. Bei den verbleibenden 20% der Prozesse muss festgelegt werden, ob auf diese Abläufe verzichtet werden kann. Unverzichtbare Funktionalitäten werden im Rahmen eines strategischen Entwicklungsprojekts (Strategic Development Project - SDP) durch die Bundeswehr und die Firma SAP partnerschaftlich erarbeitet und stehen künftig als eine Standard-Industrielösung auch anderen Streitkräften zum Kauf zur Verfügung. In Arbeitsgruppen wurden und werden daher standardisierte, TSK-/OrgBer-übergreifende Sollprozesse in Form eines bundeswehrgemeinsamen Prozessmodells erarbeitet und kontinuierlich optimiert. Bei dieser prozessorientierten Betrachtungsweise wurden bis heute neun Hauptprozesse in der Bundeswehr definiert. (Abb. 1) Im Prozessmodell sind die Abläufe des Unternehmens Bundeswehr beschrieben und dokumentiert. Hierbei wird berücksichtigt, welche Parameter für die Funktionsfähigkeit der Geschäftsprozesse erforderlich sind:
• benötigte und erzeugte Daten,
• die Anwender in Form von Funktionen (= Rollen),
• beteiligte DV-Anwendungssysteme und
• resultierende Leistungen.
Dies wird für jeden Einzelschritt eines Geschäftsprozesses erarbeitet. Da sich Unternehmen im Lauf der Zeit wandeln, ist auch das Prozessmodell kein statisches Element, sondern wird kontinuierlich weiterentwickelt. Das Prozessmodell Bundeswehr bildet die Basis für die Ablauforganisation der Bundeswehr in der Zukunft. Um die Möglichkeiten und Fähigkeiten von SASPF optimal nutzen zu können, muss die Aufbauorganisation der Ablauforganisation angepasst werden. Die Einführung von SASPF zieht somit eine Änderung der Organisationsgrundlagen STAN nach sich. Die Software unterstützt dabei den Prozess der organisatorischen Neuausrichtung. SASPF ist kein reines IT-Projekt, sondern in erster Linie ein Organisationsprojekt.  SASPF kein reines IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt.
 

Die Umsetzung der Prozessvorgaben in SASPF

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Die Hauptprozesse werden in Modulen der Standardsoftware SAP R/3 abgebildet, welche die Basis für SASPF ist. Die miteinander verzahnten Programm-Module von SAP R/3 müssen an die Anforderungen der Bundeswehr angepasst werden. Um die Implementierung von SASPF in die Streitkräfte leisten zu können, wurden drei leistungsfähige Organisationselemente geschaffen. Die Prozessorganisation (PZO) ist für die Gestaltung und Optimierung der Geschäftsprozesse verantwortlich. Für jeden Hauptprozess (HP) zeichnet ein Prozessamt verantwortlich. Für den HP Logistik ist dies das Streitkräfteunterstützungskommando (SKUKdo), für den HP Gesundheitsversorgung ist es das Sanitätsamt der Bundeswehr (SanABw). Jeder Organisationsbereich (OrgBer) muss Sorge tragen, dass seine spezifischen Anforderungen an den HP berücksichtigt werden. Daher wurde in der Abteilung G 4 des Sanitätsführungskommandos (SanFüKdo) eine Projektgruppe eingerichtet, um die spezifischen Anforderungen des ZSanDstBw an den HP Logistik einzubringen. Im SKUKdo wurde hierbei ein verlässlicher Partner gefunden, mit dem stets vertrauensvoll und zielorientiert zusammen gearbeitet werden konnte. Die Projektorganisation (PJO) ist das zentrale Element auf der Ämterebene für die Realisierung des Projekts SASPF. Sie ist verantwortlich für die Umsetzung der fachlichen Inhalte der Hauptprozesse in SASPF. Schwerpunkt ist dabei die Integration der Anforderungen aus den unterschiedlichen Hauptprozessen in eine ganzheitliche, standardisierte Software-Lösung. Die PJO ist eine Organisation, die dem IT-AmtBw zugeordnet und dem Präsidenten IT-AmtBw unmittelbar unterstellt ist. Ihre ca. 300 Mitarbeiter setzen sich je zur Hälfte aus Bundeswehrpersonal und zivilen Firmenkräften zusammen. Bereits seit 2001 wurden und werden hier - anfangs im Competence Team SanMat (CT SanMat), später im Teilprojekt Sanitätsmaterialwirtschaft (TP SanMatWirtschaft) - die Belange der Sanitätsmaterialwirtschaft bei der Konzeptionierung und Durchführung der Umsetzung in SASPF vertreten. Die Einführungsorganisation (EFO) der TSK/OrgBer ist zuständig für die vorbereitenden organisatorischen und IT-technischen Maßnahmen zur Einführung der in der PJO erarbeiteten Software-Lösung in die Dienststellen und betreut in der Nutzungsphase. Die Einführungsorganisation des ZSanDstBw ist im SanABw aufgestellt.
 

Das Teilprojekt Sanitätsmaterialwirtschaft (TP SanMatWi)

Im Projekt SASPF werden die erforderlichen Anpassungen an die prozessualen Anforderungen - zur Beherrschung der Komplexität - mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten und dienststellenbezogen in Teilprojekten erarbeitet. Das Teilprojekt Sanitätsmaterialwirtschaft in der PJO SASPF entwickelte nach den fachlichen Vorgaben des Prozessbeauftragten des ZSanDstBw für den Hauptprozess Rüstung/Logistik (SanFüKdo G4 SASPF) eine in das SASPF-Gesamtumfeld eingepasste IT-Lösung, mit deren Hilfe die Arbeitsabläufe und die (wehr-) pharmazeutischen Besonderheiten optimal unterstützt werden können. Um dies zu gewährleisten, wurden im Teilprojekt die Anforderungen des Zentralen Sanitätsdienstes der Bundeswehr an die drei logistischen Geschäftsprozesse Materialbewirtschaftung, Beschaffung und Instandhaltung - unter Berücksichtigung der integrativen Erfordernisse aus den anderen Hauptprozessen (z. B. Rechnungswesen) - in SASPF umgesetzt. Mit den Dienststellen Bundeswehrkrankenhaus HAMM, Sanitätsmaterialkompanie 5./SanRgt 22 DÜLMEN / COESFELD und Standortverwaltung UNNA wurde ein für die regionale und einsatzbezogene Sanitätsmaterialversorgung typischer Wirkverbund für die Realisierung in SASPF ausgewählt. Ziel war es, die dort eingesetzten Systeme in Nutzung (SinN) PHAMOS (System zur Beschaffung und Bewirtschaftung von EVGSan) und MMS (Materialmanagementsystem zur Beschaffung und Bewirtschaftung von NVGSan) lokal abzulösen. In einer bereits im Jahr 2001 durchgeführten Studie wurde aufgezeigt, dass die Sanitätsmaterialwirtschaft die Prozesse des logistischen Systems der Bundeswehr nutzt. Das Teilprojekt Sanitätsmaterialwirtschaft wurde daher nicht dem Hauptprozess Gesundheitsversorgung, sondern dem Hauptprozess Rüstung/Logistik zugeordnet. Zusätzliche Entwicklungen waren jedoch notwendig, um die spezifischen Besonderheiten zu berücksichtigen, die sich u.a. aus dem Arzneimittelrecht, dem Medizinprodukterecht und bundeswehreigenen Vorschriften für Sanitätsmaterial ableiten. Die bisher eingesetzten SinN PHAMOS und MMS sind bereits auf die Erfordernisse des ZSanDstBw hin optimiert, aber als Insellösungen konzipiert und nur noch bedingt anpassbar. Im Hinblick auf das strategische Ziel der Ausrichtung auf die Erfordernisse der Auslandseinsätze sowie die damit verbundenen Verbesserungen in Bezug auf Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an neue rechtliche Erfordernisse, Reaktionsfähigkeit, Durchhaltefähigkeit, Transparenz und vor allem Integration in eine bundeswehreinheitliche Lösung wurde daher die Ablösung der SinN durch SASPF beschlossen. Neben dem Teilprojekt Sanitätsmaterialwirtschaft der PJO SASPF waren die wichtigsten Beteiligten auch in der Realisierungsphase der Softwarelösung:
• der bei Sanitätsführungskommando G4 angesiedelte Prozessbeauftragte Logistik des ZSanDstBw mit einer im März 2004 aufgestellten Projektgruppe sowie
• die zum SanABw gehörende Einführungsorganisation SASPF ZSanDstBw (EFO).

Besonders bewährt hat sich die frühzeitige Einbeziehung von Vertretern der betroffenen Dienststellen.

Zur Konkretisierung des generischen Prozessmodells der Bundeswehr war es erforderlich, einen neuen Modelltyp zu erarbeiten: die Wertschöpfungskette (WSK). Die WSK enthält ein eindeutiges Start- und Zielereignis, einen konkreten Dienststellenbezug und ein konkretes Objekt (Material, Person, Dienstleistung etc.). Somit können die für die Einstellung der Software-Module erforderlichen Antworten abgeleitet werden. (Abb. 2) Für das TP SanMatWi wurden Wertschöpfungsketten erarbeitet, in denen die spezifischen Anforderungen des Zentralen Sanitätsdienstes durch den Prozessbeauftragten Logistik des ZSanDstBw, die betroffenen Dienststellen und das Teilprojekt Sanitätsmaterialwirtschaft unter Beteiligung des SKUKdo modelliert wurden. In anderen TP erarbeitete WSK wurden hierbei stets auf ihre Verwendbarkeit für das TP SanMatWi überprüft und - wo möglich - als Basis für die Modellierung verwendet. An Hand dieser WSK sowie weiterer fachlicher Vorgaben wurden detaillierte Arbeitspakete gebildet, welche dann als Basis für die Anpassung von SASPF dienten. Folgende spezifische Wertschöpfungsketten wurden für das TP SanMatWi erarbeitet:
• Planmäßige Instandhaltung von Sanitätsmaterial (NVGSan)
• Störungsbedingte Instandsetzung von Sanitätsmaterial (NVGSan)
• dezentrale Beschaffung von Sanitätsmaterial (EVGSan und NVGSan) sowie von externen Dienstleistungen
• Versorgung EVGSan
• Versorgung NVGSan

Insbesondere im Bereich der Beschaffung von EVGSan durch die BwKrhsApotheken / BwApotheken und im Bereich der Instandhaltung von NVGSan waren zahlreiche Besonderheiten zu beachten. Vor allem im Bereich der Beschaffung ließen bisher gültige Vorschriften die Nutzung progressiver Prozesse nicht zu. Z.B. sehen die “Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Bundesministeriums der Verteidigung zur Verdingungsordnung für Leistungen Teil B (ZVB)“ vor, dass ein Vertrag der Bundeswehr zu seiner Wirksamkeit der Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift bedarf. Nach intensiver und langwieriger Diskussion konnte in Abstimmung mit BMVg und BWB erreicht werden, dass Bestellungen nicht in Papierform, sondern über einen Faxserver elektronisch an die Auftragnehmer übermittelt werden können. Diese Form der Auftragsvergabe steht somit künftig nicht nur den beschaffenden Dienststellen des ZSanDstBw, sondern - sofern erwünscht - allen Dienststellen der Bundeswehr zur Verfügung. Ebenso wurde durch die Entwicklung im Teilprojekt Sanitätsmaterialwirtschaft die Möglichkeit geschaffen, in Zukunft Konsignationsläger nutzen zu können.

Umsetzung der Prozessualen Anforderungen in SASPF

Segen und gleichzeitig Fluch der Software SAP R/3 sind die unzähligen Einstellmöglichkeiten, welche die Anpassung des Systems an Kundenwünsche (customizing) ermöglichen. In akribischer Kleinstarbeit müssen die Einstellungen in den jeweiligen SAP-Modulen angepasst und getestet werden. In einem integrativen System, in dem alle Unternehmensbereiche (Logistik, Rechnungs-, Personalwesen etc.) abgebildet werden, haben jegliche Einstellungen Auswirkungen auf andere Programmmodule. Zeitintensive Abstimmungsrunden mit allen betroffenen Fachgebieten in der PJO und den zuständigen Prozessorganisationen waren und sind daher die logische Konsequenz. Ziel ist es dabei, in einem bundeswehrgemeinsamen Ansatz die Anforderungen so umzusetzen, dass die entwickelten Lösungen für alle Bereiche/Teilprojekte nutzbar sind. Nach einer Reihe von aufwändigen, mehrmonatigen Tests in der PJO SASPF, an der Nachschubschule des Heeres in Garlstedt und den beteiligten Dienststellen wurde durch die federführenden (SanFüKdo, SKUKdo) sowie weitere Prozessämter wie das BWB, das Bundesamt für Wehrverwaltung (BAWV) und das SanABw die „Nutzungsreife“ durch die Hauptprozessverantwortlichen erteilt. (Abb. 3) Damit waren die Voraussetzungen für die Produktivsetzung des Teilprojektes Sanitätsmaterialwirtschaft am 27.06.2005 geschaffen. Folgende Ziele wurden erreicht:
• Abbildung der relevanten Wertschöpfungsketten
• Integration zum Rechnungswesen
• Realisierung komplexer bidirektionaler Schnittstellen (z.B. zu Bw-MILSTRAP)
• Lokale Ablösung der SinN PHAMOS, MMS und DVU-VTT

Besonderheiten

Zentrale Stammdatenverwaltung Bisher war es notwendig, dass jedes Bundeswehrkrankenhaus seine eigenen Materialien in einer lokalen PHAMOS-Datenbank anlegen musste. Dies führte u. a. dazu, dass z. B. ein Plastikbecher zur Medikamenteneinnahme in acht Bundeswehrkrankenhäusern mit sieben unterschiedlichen Bezeichnungen angelegt wurde. Die einmal geleistete Arbeit der Stammdatenanlage kam den anderen Dienststellen nicht zugute, sondern entstand dort erneut.

Verbrauchsauswertungen zu einzelnen Artikeln über alle BwApotheken hinweg waren aufgrund der unterschiedlichen Bezeichnungen nahezu unmöglich. In SASPF sind die Stammdaten und Geschäftsprozesse dagegen in einem System abgebildet. Damit greifen alle Beteiligten bei ihrer Arbeit auf die selbe Datenbasis zu. Mit SASPF wird dieser Medikamentenbecher jetzt einmal im System angelegt und steht damit allen Bundeswehrkrankenhäusern unter der gleichen Bezeichnung zu Verfügung. (Abb. 4 und 5) Zur Optimierung der Datenqualität wurde vom Teilprojekt Sanitätsmaterialwirtschaft eine Referenzdatenbank zur zentralen Stammdatenanlage und -pflege eingeführt. Die hohe Datenqualität verbessert die Verhandlungsmöglichkeiten beim strategischen Einkauf und bei der Beschaffung von Sofortbedarf, da einerseits Transparenz über Materialvolumina besteht und andererseits die unterschiedlichen Einkaufsbedingungen und Konditionen allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wird die Versorgung der Einsatzgebiete aufgrund der Einheitlichkeit der Datensätze verbessert.

Abbildung der Dokumentationspflichten für NVGSan in SASPF Die Dokumentationspflichten gemäß Medizinproduktebetreiberverordnung (MPBetreibV), Röntgenverordnung (RöV) und Laserschutzverordnung (LasSchV) können künftig elektronisch in SASPF erfüllt werden. Im Ergebnis können Medizinproduktebücher ausgedruckt werden, die in der vorgesehenen Form alle vorgeschriebenen Angaben zum Gerät, zu Anwendern, beauftragten bzw. befugten Personen, Wartungsintervallen, durchgeführten Instandsetzungen, durchgeführten sicherheits- und messtechnischen Kontrollen etc. enthalten. Gleiches gilt für Röntgenbücher und Anlagenbücher zu Dampfsterilisatoren. Als Nebenprodukt der vorhandenen Daten lassen sich Bestandsverzeichnisse bestimmter Gerätetypen ausgeben, die insbesondere bei Überprüfungen der Aufsichtsbehörde bzw. im Rahmen der Dienstaufsicht kurzfristig zur Verfügung stehen müssen.

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Realisierung vereinfachter Anforderungswerkzeuge („Stationsanforderung“, „Anforderungsliste“) für EVGSan in SASPF Diese Anforderungswerkzeuge ermöglichen den Stationen des BwKrhs sowie den zu versorgenden Sanitätseinrichtungen, Arzneimittel und Medizinprodukte in den Bundeswehrapotheken in SASPF per Auswahl aus definierten, zugeordneten Katalogen anzufordern. Durch eine entsprechende Freigabestrategie wird gewährleistet, dass dies nur durch berechtigtes Personal durchgeführt werden kann. Dies erhöht die Arzneimittel- und Medizinproduktesicherheit und verringert den Papieraufwand.
 

„Lessons learned“

Wie bei einem Projekt solcher Komplexität nicht anders zu erwarten war, verlief der Nutzungsstart der Softwarelösung nicht reibungslos. Mittlerweile wird die Arbeit mit SASPF in den Dienststellen erfolgreich durchgeführt. Nacharbeiten sind jedoch erforderlich. (Abb. 6) So erfordern fehlerhaft aus den SinN übernommene Stammdaten einen hohen manuellen Korrekturaufwand. Die Aufbereitung der Stammdaten aus den SinN, welche zur Migration nach SASPF vorgesehenen sind, ist für alle TSK/OrgBer eine große Herausforderung, die - vor dem Hintergrund notwendiger Folgeprojekte - frühzeitig und mit höchster Priorität bearbeitet werden muss. Während des Projektverlaufes wurde immer wieder deutlich, dass notwendige organisatorische Anpassungen aufgrund vielfältiger Zwänge nicht ausreichend schnell erfolgen konnten (z.B. Aufstellung eines Stammdatenpflegeteams, Abstellung von Ausbildern). Nur dem Engagement Einzelner war es zu verdanken, dass mit pragmatischen Lösungsansätzen oft in letzter Sekunde zumindest Teilziele erreicht werden konnten. Bewährt hat sich die Einrichtung des CT SanMat (später TP SanMatWirtschaft) in der PJO SASPF und die Aufstellung der Projektgruppe SASPF bei SanFüKdo G 4, da hierdurch die erforderliche konkrete Einflussnahme sowohl auf die Prozessgestaltung, als auch auf die Umsetzung in SASPF möglich war. Auch der Aspekt Ausbildung verdient besondere Beachtung. Heute verfügt die für die Ausbildung der Nutzer verantwortliche Einführungsorganisation des OrgBer ZSanDstBw noch nicht über das dringend benötigte, ausgebildete Trainerpersonal.

Ausblick

Mit der erfolgreichen Produktivsetzung des Teilprojekts Sanitätsmaterialwirtschaft wurde ein erster Meilenstein auf dem Weg zur Einführung von SASPF in den ZSanDstBw erreicht. Die im Dezember 2004 getroffenen Strukturentscheidungen zur Schließung des BwKrhs HAMM bzw. der Verlegung der SanMatKp 5./SanRgt 22 DÜLMEN / COESFELD nach PFUNGSTADT erfordern ein rasches Übertragen der bereits realisierten SASPF-Lösung auf ein struktursicheres BwKrhs, um die Anbindung der SanMatKp an eine BwKrhsApotheke auch weiterhin sicherstellen und die erarbeitete Lösung nutzen und weiterentwickeln zu können. Dies verhindert zudem in der 5./SanRgt 22 die Rückabwicklung auf das SinN PHAMOS. Die im Teilprojekt Sanitätsmaterial erzielten Realisierungsergebnisse sind grundsätzlich auf alle BwKrhs und SanMatKp übertragbar, decken aber noch nicht alle logistischen Prozessanteile ab. So müssen aufgrund der inzwischen erfolgten Ausweitung des Auftrags in weiteren Teilprojekten u.a. noch die prozessualen Anforderungen für die neuen Aufgabenbereiche Beschaffung und Instandhaltung in den SanMatKp, die Anbindung der Nutzungsleitung, und nicht zuletzt die prozessorientierte Arzneimittel- und Medizinprodukteherstellung realisiert werden. Die Vorarbeiten hierzu, insbesondere die Aufarbeitung der Stammdaten in den SinN, müssen schnellstmöglich begonnen werden. Die Umsetzung weiterer Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ist beabsichtigt, u. a. der Einsatz von „Automatisierter Identifizierungstechnologie“ (AIT) z.B. mit Barcode-Scannern. Der volle Nutzen von SASPF kommt aber erst dann zum Tragen, wenn die Software flächendeckend in die Sanitätsmaterialwirtschaft bzw. in der Bundeswehr ausgerollt ist (Planung derzeit: 2013). Im Sinne des Mitgestaltens müssen daher zwingend alle drei SASPF-„Säulen“, PZO, PJO und EFO, mit adäquat ausgebildetem Personal langfristig besetzt werden, um die erforderliche Fachexpertise aufbauen und erhalten zu können. Dies wiederum setzt einerseits lange Stehzeiten in den Verwendungen, andererseits aber auch die Schaffung entsprechender Förderungsmöglichkeiten im Bereich SASPF voraus. Auch wenn das Ziel noch längst nicht erreicht ist, lässt sich jetzt schon festhalten: SASPF ist als Reformprojekt eine wesentliche Basis für die Transformation der Bundeswehr und für eine zukunftsorientierte, effektive und effiziente Sanitätsmaterialwirtschaft unverzichtbar.

Datum: 10.01.2006

Quelle: Wehrmedizin und Wehrpharmazie 2006/1

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