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BESCHAFFUNG VON SANITÄTSVERBRAUCHSMATERIAL

DIE VERGABE VON WEHRMEDIZINISCHEN ENTWICKLUNGSVORHABEN DURCH DAS BWB

Der vorliegende Artikel befasst sich mit den Verfahren zur Beschaffung von Sanitätsverbrauchsmaterial (EVG San) und der Vergabe von Entwicklungsvorhaben der Wehrmedizinischen Forschung und Entwicklung für den Sanitätsdienst der Bundeswehr durch das Fachteam U3.2 im Bundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung (BWB).

Zudem werden Aufbau und Organisation des BWB kurz vorgestellt.

I. Aufbau und Organisation des BWB

Entsprechend dem verfassungsrechtlichen Auftrag aus Artikel 87b des Grundgesetzes wird der Sachbedarf, also der Bedarf an Material und Dienstleistungen, der vom Bund aufgestellten Streitkräfte durch die Wehrverwaltung, die in bundeseigener Verwaltung mit eigenem Verwaltungsaufbau geführt wird, zentral und dezentral zeitgerecht und wirtschaftlich gedeckt.

Das BWB mit Sitz in Koblenz ist als Bundesoberbehörde Teil der zivilen Wehrverwaltung und untersteht der Hauptabteilung Rüstung im Bundesministerium der Verteidigung (Abb. 1).

Photo Abb. 1: Aufbau der Wehrverwaltung

Dem BWB obliegt die Bearbeitung aller technischen, wirtschaftlichen und vertraglichen Aspekte bei der zentralen Deckung des Sachbedarfs der Streitkräfte sowie die mit diesen Aufgaben verbundenen Verhandlungen und Vertragsabschlüsse mit den Auftragnehmern, wobei die fachtechnische Expertise im Rahmen von Auftragsvergaben aus verfassungsrechtlichen Gründen zwingend vom BWB erstellt werden muss. Das BWB als Bedarfsdecker ist somit Bindeglied und Schaltstelle zwischen den Streitkräften als Bedarfsträger und der Industrie als Leistungsanbieter.

Speziell für die Beschaffung von Sanitätsverbrauchsmaterial, das Management der Entwicklungsvorhaben der wehrmedizinischen Forschung sowie für den medizinischen ABCSchutz der Bundeswehr ist ein Fachteam im BWB eingerichtet. Es ist die zuständige Stelle für Wehrpharmazie in der Wehrverwaltung, beschaffende Stelle für Arzneimittel des Bundes, Mitglied der Zentralen Arzneimittelkommission der Bundeswehr (ZAMKBw), Mitglied der Forschungskonferenz des Sanitätsdienstes (FoKo San) und Mitglied im DIN (Normausschuss Medizin) (Abb. 2).

Photo Abb. 2: Aufgaben des im BWB fachtechnisch zuständigen Teams U3.2

II. Beschaffung von Sanitätsverbrauchsmaterial

Die Beschaffung von Einzelverbrauchsgütern (EVG) San (Arzneimittel, nicht aktive Medizinprodukte, In-vitro-Diagnostika, kosmetische Mittel, Ausgangsmaterialien für die Arzneimittelherstellung) gliedert sich in den Abschluss von Verträgen im Rahmen der zentralen Beschaffung, Bündelungsrahmenverträgen durch den Strategischen Einkauf des BWB, Beschaffungsverträgen im Rahmen der Eigenherstellung und Grundverträgen für die dezentrale Beschaffung (Abb. 3).

Photo Abb. 3: Beschaffung von EVG San

1. Verträge im Rahmen der zentralen Beschaffung

Bei der zentralen Beschaffung ist eine abschließend quantifizierte aktuelle Bedarfsmenge Gegenstand des Vergabeverfahrens. Nach Abschluss des Lieferauftrages wird der zu beschaffende Versorgungsartikel mittels Einmal- oder Sukzessivlieferung in Bw-Apotheken (Sanitätsmateriallager) überführt und von dort an den Verbraucher ausgeliefert (Operative Beschaffung). Grundlage für die Ausgestaltung der Vergabebestimmungen für die zentrale Beschaffung durch einen öffentlichen Auftraggeber sind das Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) und die Bundeshaushaltsordnung (BHO). Sie schreiben vor, dass die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu beachten sind. Weitere Rechtsgrundlagen sind

  •  Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
  • Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge - Vergabeverordnung (VgV).
  • Verdingungsordnung für Leistungen - Teil A (VOL/A).

Allen Vergabevorschriften ist der Gedanke des Wettbewerbs gemein, dem grundsätzlich durch eine öffentliche Ausschreibung Rechnung zu tragen ist. Die VOL/A kennt folgende nationale Verfahrensarten für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen:

  • Öffentliche Ausschreibung Öffentliche Aufforderung einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen zur Abgabe von Angeboten.
  • Beschränkte Ausschreibung Dabei wird eine beschränkte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert.
  • Freihändige Vergabe Findet statt, wenn aus besonderen Gründen die Durchführung eines der beiden o. g. förmlichen Verfahren nicht möglich ist.

Den Verfahrensarten ist häufig ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet, der der Erkundung eines geeigneten Bewerberkreises bei fehlender Marktübersicht dient.

Supranationale Verfahrensarten, die mit einer europaweiten Bekanntmachung der Vergabeabsicht verknüpft sind, müssen gemäß Positivliste der EU-Richtlinie 2004/18/EG bei Auftragswerten größer als 125 000 Euro angewandt werden. Ansonsten gilt gemäß VgV der höhere Schwellenwert von 193 000 Euro. Es wird zudem unterschieden zwischen

  • offenen Verfahren (entspricht der Öffentlichen Ausschreibung)
  • nicht offenen Verfahren (entspricht der Beschränkten Ausschreibung) und
  • Verhandlungsverfahren (entspricht der Freihändigen Vergabe).

Während einerseits der Wettbewerbsgedanke in der vorgestellten Reihenfolge der nationalen und supranationalen Verfahrensarten abnimmt (der Kreis der Anbieter wird immer kleiner), nehmen andererseits die Freiheitsgrade für den Auftraggeber (Auswahl spezifischer Produkte) entsprechend zu.

Bei der Beschaffung von EVG San kommen hauptsächlich nationale Verfahrensarten in Form von Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe in Betracht. Die Angebotsauswertung besteht aus der Öffnung der Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist sowie einer formellen und materiellen Prüfung. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot.

Rechtsschutzmöglichkeiten: Bei nationalen Verfahren kann die Vergabe selbst nicht direkt angegriffen werden. Bei supranationaler Ausschreibung besteht die Möglichkeit der Nachprüfung des Vergabeverfahrens vor den Vergabekammern.

Das für die vertragliche Abwicklung zuständige Team schließt Verträge mit den Auftragnehmern auf Grundlage des Bürgerlichen Rechts (BGB) im Rahmen fiskalischer und nicht hoheitlicher Tätigkeit und ist alleiniger Ansprechpartner des jeweiligen Auftragnehmers. Die Ausgestaltung der Verträge folgt dem Grundsatz der Vertragsfreiheit. Das BWB ist allerdings gehalten, bei Vertragsschluss nach einheitlichen Richtlinien zu verfahren. Dies gewährleistet die Gleichbehandlung gleichartiger Fälle und vermeidet Willkür bei der Vertragsgestaltung. Folglich gibt es eine Reihe von Verträgen mit standardisierten Vertragsbedingungen. Allgemeine Geschäftsbedingungen von Auftragnehmern werden grundsätzlich nicht akzeptiert. Es gilt immer der Grundsatz, dass Verträge zum Nachteil der Bundesrepublik Deutschland unzulässig sind.

Die nachfolgende Aufzählung gibt einen Überblick über den Verfahrensablauf bei der zentralen Beschaffung von EVG San.

  • Feststellung von Fähigkeitslücken im Bereich der EVG San durch den Bedarfsträger.
  • Vorstellung, Beratung und Einführung von EVG San durch die Zentrale Arzneimittelkommission der Bundeswehr (ZAMKBw).
  • Katalogisierung durch das Logistikamt der Bundeswehr (LogABw).
  • Marktsichtung durch das fachlich zuständige Team im BWB.
  • Qualitätsprüfung durch das Zentrale Institut des Sanitätsdienstes der Bundeswehr München (ZInstSanBwMCH).
  • Erstellung eindeutiger, wettbewerbs- und produktneutraler Technischer Lieferbedingungen (TL) mit Bewertungsmatrix durch das Fachteam im BWB.
  • Bedarfsermittlung durch den Bedarfsträger.
  • Bereitstellung von Haushaltsmitteln durch das BMVg.
  • Erstellung der Materialbeschaffungsforderung (MBF) durch das Logistikzentrum der Bundeswehr (LogZBw).
  • Festlegung der Vergabeart durch das Vertragsteam.
  • Veröffentlichung der Ausschreibung/Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb durch das Vertragsteam.
  • Erstellung der zur Angebotsabgabe notwendigen Unterlagen durch das Vertragsteam.
  • Aufforderung zur Angebotsabgabe durch das Vertragsteam.
  • Einreichung der Angebote durch die Anbieter.
  • Auswertung der Angebote durch das Vertragsteam und die Fachtechnik.
  • Preisprüfung durch das Preisprüfungsteam.
  • Zuschlagserteilung mit Fertigung des Vergabevermerks durch die Zuschlagskommission (Vertragsteam, Fachtechnik und Preisprüfungsteam).
  • Erstellung der Vertragsverfügung für den Mitzeichnungsgang (Vertragsteam, Fachtechnik, Haushalt) durch das Vertragsteam.
  • Versendung der Vertragsurkunde an den Auftragnehmer durch das Vertragsteam.
  • Veröffentlichung der Zuschlagserteilung bei supranationalen Verfahren durch das Vertragsteam.
  • Gütesicherung/ Güteprüfung bei nicht handelsüblichen bzw. bundeswehrspezifischen Versorgungsartikeln und Qualitätskontrolle bei handelsüblichen Versorgungsartikeln durch das BWB und ZInstSanBwMCH.
  • Auslieferung der Versorgungsartikel an Bw- Apotheken (Sanitätsmateriallager) durch den Auftragnehmer.
  • Bearbeitung von Tolerierungs- und Gewährleistungsfällen durch das Vertragsteam, die Fachtechnik und SanABw oder durch LogZBw und SanABw.
  • Ständige Marktbeobachtung zur Aktualisierung, Weiterentwicklung und Optimierung des Versorgungsartikelspektrums durch das Fachteam.

Vom Eingang der Militärischen Bedarfsforderung (MBF) bis zur Auslieferung des Versorgungsartikels müssen, je nach Verfahrensart, sechs bis neun Monate veranschlagt werden. Aus der Vielzahl der gesetzlich einzuhaltenden Vorschriften und Fristvorgaben erklärt sich der große zeitliche Aufwand bei zentralen Beschaffungen. Genaue Vergabevorschriften gewährleisten aber größtmögliche Transparenz, Gleichbehandlung sowie Chancengleichheit aller Wettbewerbsteilnehmer und sind daher die Voraussetzung für rechtmäßige Vergaben und möglichst wirtschaftliche Beschaffungen.

Der vorgestellte Verfahrensablauf gilt sinngemäß auch für Bündelungsrahmenverträge für den Strategischen Einkauf sowie für Beschaffungsverträge im Rahmen der Eigenherstellung.

2. Bündelungsrahmenverträge für den Strategischen Einkauf

Im Zuge der Neuordnung der zentralen und dezentralen Materialbewirtschaftung von EVG San werden durch die Fachtechnik und das Vertragsteam Bündelungsrahmenverträge im Rahmen des Strategischen Einkaufs der Bundeswehr (StratEK Bw) ausgehandelt und geschlossen. Unter StratEK Bw wird die Optimierung der Beschaffung handelsüblicher, querschnittlicher und direktbelieferungsgeeigneter Versorgungsgüter durch eine möglichst verbraucher- und zeitnahe Beschaffung zu wirtschaftlichen Bedingungen auf der Basis von zentral geschlossenen Bündelungsrahmenverträgen verstanden, die, soweit möglich, ebenfalls im Wettbewerb durch eine öffentliche Ausschreibung zu realisieren sind.

Gegenstand des zentralen Vergabeverfahrens ist die für einen Mehrjahreszeitraum ermittelte Bedarfsmenge. Die Lieferung findet dann vorzugsweise direkt zum Besteller statt. Die Bevorratung eines Versorgungsartikels soll grundsätzlich nur noch dann notwendig sein, wenn eine Bereitstellung innerhalb der militärisch nutzbaren Reaktionszeit nicht sichergestellt ist oder eine Bevorratung wirtschaftlicher ist als eine Beschaffung zu den Zeitpunkten des Bedarfs. Die Operative Beschaffung wird durch den Strategischen Einkauf abgelöst. Im Rahmen des StratEK Bw sollen durch Straffung und Standardisierung des Produktsortiments, zentrale Bündelung von Artikeln, längerfristige Vertragsbindung mit oder ohne Abnahmegarantie und zeitnahe Auslieferung auf Abruf eine Artikelpreissenkung und Prozesskostenreduzierung erzielt werden. Mit dem Wechsel von der Depot- zur Zulieferlogistik werden insbesondere eine Verringerung von Lagerflächen und eine geringere Kapitalbindung angestrebt. Der StratEK Bw verbindet durch eine zentrale Vergabe mit nachfolgenden dezentralen Bestellabrufen die Vorteile von zentralen (Nachfragemacht) und dezentralen (Flexibilität) Beschaffungsstrukturen.

3. Beschaffungsverträge im Rahmen der Eigenherstellung

Hier werden durch die Fachtechnik und das Vertragsteam im BWB Verträge über die Beschaffung von Ausgangsmaterialien (Wirkstoffe, Hilfsstoffe, Verpackungsmaterial) für die Eigenherstellung von EVG San geschlossen. Der Großteil der Beschaffungen im Rahmen der laufenden Eigenherstellung wird dezentral in eigener Zuständigkeit durch den Bedarfsträger wahrgenommen.

4. Grundverträge für die dezentrale Beschaffung

Die Fachtechnik und das Vertragsteam sind verantwortlich für den Abschluss von Grundverträgen – auch Beschaffungsbasisverträge genannt – für die dezentrale Beschaffung von EVG San durch den Bedarfsträger. Initiiert wird der Abschluss eines solchen Grundvertrages grundsätzlich durch das Sanitätsführungskommando (SanFüKdo). Diese Verträge werden zentral durch das Vertragsteam und die Fachtechnik ausgehandelt, legen aber nur wenige Konditionen für eine künftige Beschaffung fest. Ein einfacher Abruf von Waren wie beim StratEK ist hier nicht möglich. Für die Bestellberechtigten besteht daher die Verpflichtung, selbst noch ein Vergabeverfahren nach VOL/A durchzuführen.

III. Vergabe von Entwicklungsvorhaben der Wehrmedizinischen Forschung und Entwicklung

Entwicklungsvorhaben bauen auf Forschungsergebnissen auf und bezwecken die Einführung eines neuen Verfahrens oder neuer Materialien, Gerätschaften, Medizinprodukte und Arzneimittel oder die Umsetzung von zivilen Entwicklungen im medizintechnischen oder pharmazeutischen Bereich für den Sanitätsdienst der Bundeswehr. Der Großteil der vom BWB bearbeiteten Entwicklungsvorhaben liegt auf dem Gebiet des medizinischen ABC-Schutzes.

Bei der Vergabe der Entwicklungsvorhaben gelten grundsätzlich die gleichen Rechtsgrundlagen und damit auch vergleichbare Vorschriften und Fristvorgaben wie bei der zentralen Beschaffung von EVG San (Abb. 4).

Photo Abb. 4: Ablauf Beschaffung und Entwicklung

Im Folgenden wird der Verfahrensablauf bei der Vergabe von Entwicklungsvorhaben stichpunktartig dargestellt.

  • Feststellung von Fähigkeitslücken im Bereich der Wehrmedizinischen Forschung und Entwicklung durch den Bedarfsträger.
  • Vorstellung, Beratung sowie Abstimmung über Entwicklungsvorhaben durch die Forschungskonferenz des Sanitätsdienstes (FoKo San).
  • Erlass über Entwicklungsvorhaben durch das BMVg.
  • Bereitstellung von Haushaltsmitteln durch das BMVg.
  • Erstellung Aufgabenbeschreibung (Zielsetzung, Arbeitsprogramm und Zeitplan) mit Bewertungsmatrix durch das Fachteam im BWB und SanABw.
  • Festlegung der Vergabeart durch das Vertragsteam.
  • Veröffentlichung der Ausschreibung/Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb durch das Vertragsteam.
  • Erstellung der zur Angebotsabgabe notwendigen Unterlagen durch das Vertragsteam.
  • Aufforderung zur Angebotsabgabe durch das Vertragsteam.
  • Einreichung der Angebote durch die Anbieter.
  • Auswertung der Angebote durch das Vertragsteam, die Fachtechnik und SanABw.
  • Preisprüfung durch das Preisprüfungsteam.
  • Abschließende Billigung durch das BMVg.
  • Zuschlagserteilung durch die Zuschlagskommission (Vertragsteam, Fachtechnik und Preisprüfungsteam).
  • Erstellung der Vertragsverfügung für den Mitzeichnungsgang (Vertragsteam, Fachtechnik, Haushalt) durch das Vertragsteam.
  • Versendung der Vertragsurkunde an den Auftragnehmer durch das Vertragsteam.
  • Veröffentlichung der Zuschlagserteilung bei supranationalen Verfahren durch das Vertragsteam.
  • Berichte zum Stand und Fortgang des Entwicklungsvorhabens durch den Auftragnehmer.
  • Auswertung der Berichte aus fachlicher Sicht durch SanABw.
  • Auswertung der Berichte aus technischwirtschaftlicher Sicht durch das Fachteam.
  • Anpassung/Nachsteuerung des Vorhabens an den jeweiligen Entwicklungsstand durch BWB/SanABw/BMVg.
  • Vorlage des Abschlußberichtes/Entwicklungsergebnisses durch den Auftragnehmer.

Abschließend werden anhand jeweils eines Beispiels die Vertragsformen beschrieben, die zur Anwendung kommen können.

Dienstleistungsvertrag

Es besteht ein Rechtsanspruch des Auftraggebers auf die geforderte Leistung. Im Rahmen einer Genomsequenzierung eines Krankheitserregers kam beispielsweise diese Vertragsform zum Einsatz.

Entwicklungsvertrag

Der Auftragnehmer hat sich nach besten Kräften zu bemühen, das bestmögliche Entwicklungsergebnis zu erzielen („Bemühensklausel“). Als Beispiel hierfür ist die Entwicklung eines Hautdekontaminationsmittels gegen Nervenkampfstoffe zu nennen.

Zuwendungsbescheid

Da ein erhebliches Interesse des Zuwendungsgebers an einem bestimmten Entwicklungsergebnis besteht, beteiligt er sich in Form einer finanziellen Förderung des Zuwendungsempfängers an dem Entwicklungsvorhaben, wie z. B. bei der Entwicklung von Pockenantikörpern geschehen.

Kaufvertrag über Rechte

Hier erwirbt der Auftraggeber konkrete Rechte an einem Produkt. Diese Vertragsform kommt beim Erwerb der Zulassung eines Fertigarzneimittels zum Tragen.

Technical Agreement

Bei supranationalen Entwicklungsvorhaben mit Bündnispartnern wird auf Grundlage eines Memorandum of Understanding (MOU) ein Technical Agreement (TA) geschlossen, in dem die Modalitäten des Vorhabens festgelegt werden. Die Entwicklung und Zulassung eines Transdermalen Therapeutischen Systems (TTS) zur Prophylaxe der Nervenkampfstoffvergiftung ist auf Basis eines TA ermöglicht worden.

Das Management sowohl der Beschaffung von EVG San, der Entwicklungsvorhaben der Wehrmedizinischen Forschung und Entwicklung als auch der Aufgaben des Medizinischen ABC-Schutzes wird durch die teamund ämterübergreifende Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems durch das Fachteam im BWB ständig verwaltungstechnisch optimiert.

Datum: 04.07.2011

Quelle: Wehrmedizin und Wehrpharmazie 2011/1

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